Kurumsal Mimari Çerçevesinde İş Süreçleri Optimizasyonu

İş süreçleri, kurum içerisinde bir organizasyonun hedeflerini yerine getirmesi için oluşturulan faaliyet ve faaliyet topluluğudur. Bir organizasyon içerisinde gerçekleşmesi gereken görevlerin başarılı bir şekilde yapılması için görevler, kuruma özel standartlaştırılarak belirli bir düzene göre işlenmesini sağlamaktır.

Süreç optimizasyonu, kurum stratejilerine bağlı kalarak maliyeti en aza indirmek, verimi ve verimliliği en üst seviyeye çıkarmak için mevcut iş süreçlerinin iyileştirilmesini sağlamaktır. İş süreçleri optimizasyonu ile kurum süreçlerinin iyileştirilerek verimliliği arttırmak amaçlanır.

Günümüzde iş süreçlerinin mevcut yapıları bir bütün olarak gösterilmediğinden ve güncellenmediğinden, süreçlerdeki verimsizlik ve iş hedefindeki başarısızlık göz önünde bulunmamaktadır. İş süreçlerinin optimize edilmesi için çalışanlar ve yöneticiler tarafından mevcut iş süreçlerinin anlaşılabilir ve kolay ulaşılabilir bir yerde olması sağlanmalıdır. İş süreçleri optimizasyonu günümüz rekabetçi ortamında sadece doküman halinde olmayıp, yaşayan bir varlık olduğu için sürekli güncel tutulmalı ve sürekli optimize edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle kurum, süreç yönetimi için mutlaka kaynak ayırmalıdır.

Süreç iyileştirme çalışması hazırlığı;

• Hedef
• Optimize edilecek süreçlerin belirlenmesi
• Optimize edilecek süreçlerin önceliklendirilmesi
• Proje planının oluşturulması ve yayınlanması

Süreç İyileştirme Çalışması adımları;

• Hedef
• Analiz · İyileştirme
• İzleme

Süreç iyileştirme çalışmasında öncelikle optimize edilecek sürecin belirlenerek, sürecin iyileştirilmesi ile varılmak istenen nokta tanımlanmalıdır.

Kurum içerisinde öncelikli optimize edilecek süreçler belirlenmeli, önceliklendirilmeli ve kurum çalışanlarıyla iletişim halinde olarak, çalışanları süreç iyileştirme çalışmalarının bir parçası olmalarını sağlayarak süreç iyileştirme aşamalarına başlanması kurum içerisindeki sinerjiyi ve çalışanların bu iyileştirme çalışmasındaki faydalara ortak olmasını sağlamak en uygun yöntemdir.

Optimize edilecek sürecin ne amaçla optimize edileceği belirlenmelidir. Süreç optimizasyonunda hedeflenen iyileştirme ile kuruma sağlanacak katkının ne olacağı tanımlanmalıdır.

Süreçlerin optimize edilmeden önce mevcut süreçlerin çıkarılarak, belirlenen bir modelleme aracı ile mevcut süreçlerin uçtan uca resmedilmesi sağlanmalıdır. (Kurumsal Mimari notasyonu olan Archimate ile iş süreçlerini açık kaynak Archi uygulaması ile gerçekleştirdik)

Archimate konusunda yazdığım makaleyi daha sonra blogumda paylaşacağım.

Mevcut süreçler varılmak istenen hedefe bağlı olarak detaylandırılabilir. Aşağıda kapsamlı bir şekilde maddeler halinde açıklamaya çalışacağım.

Kapsamlı bir şekilde baktığımızda, 

• Başlangıçtan bitişe kadar süreç adımlarının belirlenmesi 
• Süreç adımlarında kullanılan uygulamalar, servisler ve arayüzler 
• Süreç adımlarından sorumlu pozisyon 
• Adımın gerçekleşme süresi 
• İnsan gücüyle mi yoksa sistem tarafından mı gerçekleştirildiği 
• Manuel, dijital veya yarı dijital mi olduğu 
• Her adımın girdi ve çıktıları 

Süreç iyileştirme çalışmanıza bağlı olarak yukarıdaki maddeleri arttırıp azaltabilirsiniz. 

Süreç optimizasyonunun sağlıklı yapılabilmesi için mevcut sürecin çok iyi anlaşılabilir ve tam anlamıyla göz önüne alınması gerekir. Süreci gerçekleştiren iş birimi ile çalışılarak mevcut iş sürecinde herhangi bir adım eksik kalmayacak şekilde tüm adımların modellenmesi gerekmektedir.  

Süreç adımlarında kullanılan uygulamaları, servisleri veya arayüzleri belirterek hangi süreç adımında hangi servislerin veya arayüzlerin kullanıldığını, optimizasyon çalışması esnasında uygulamalarda yapılacak değişikliklerin belirlenmesi sağlanabilir. Aynı zamanda genel çerçeveden baktığınızda kullandığınız modelleme aracına göre süreç adımlarına bağlı uygulamalarda yapılacak değişikliklerin etki analizini kolaylıkla yapabilirsiniz.  

Örnek olarak, müşteriye faturanın kesilmesi aşamasında kullanılan uygulama ve servis bilgisi. 

Süreç adımlarını gerçekleştiren pozisyonları tanımlayarak, süreç adımlarından sorumlu pozisyonları, organizasyonları ve çalışmanıza göre iş adımı için ayrılan kaynağı görebilirsiniz. Ayrıca pozisyonların görev tanımlarını belirlemede büyük orada fayda sağlayacaktır.  

Örnek, Haftalık bütçe raporunun yönetime gönderilmesi à Bütçe ve Raporlama Uzmanı 

Süreç adımının gerçekleşme süresi, iş sürecinin optimize edilme aşamasında kazanacağınız zamanı, verimliliği ve tasarrufu öngörmenizi sağlayacaktır. Örnek olarak, müşteri cari kartının personel tarafından 15 dakika açıldığını düşünürsek, sadece ana verileri kurum personeline girdirerek, diğer bilgilerin müşteri tarafından tamamlanması ile büyük oranda zaman ve kaynak tasarrufu sağlanacaktır. 

Süreç iyileştirmede yüksek oranda size katkı sağlayacak ve süreçte dijital dönüşüm gerçekleştirmenizi sağlayacak adımlar özellikle insan eforu gerektiren ve manuel veya yarı dijital yürütülen işlerdir. Analizde süreç adımının hangi yöntemle yapıldığını göstermek optimizasyon çalışmasına yön verecek büyük adımlardan biri olacaktır. 

İş süreçlerinin optimizasyonu öncelikle tüm ilgili birimlerin koordine edilerek ve desteği alınarak gerçekleşmelidir. Hedef süreç modellenmesi yapılarak, hedef süreç gerçekten varmak istediğimiz noktayı gösterdiğinden emin olmak gerekecektir. Ardından aşağıda yazdığım maddeler ile adım adım optimizasyon çalışmasına başlanabilir.  

• Gereksiz süreç adımlarının ortadan kaldırılması 
• Dijital süreç adımlarındaki gereksiz ekranların ve alanların kaldırılması ile yalın bir ortam oluşturulması 
• Süreç adımlarından sorumlu atanan pozisyonların gözden geçirilerek personel kaynaklarının efektif kullanılması  
• Dijital olmayan veya yarı dijital olan süreç adımlarında dijitalleşmeye gidilerek daha az efor harcanmasının sağlanması, yönetilebilir, ölçülebilir ve raporlanabilir olmasının sağlanması 
• Süreçlere ait prosedürlerin oluşturulması 

Tabi ki iş süreçlerinin optimizasyon yapılması için her işi uzmanına yaptırmamız gerektiği gibi uzmanlardan danışmanlık almak veya kurum içerisindeki uzmanların bu koduna geliştirilerek optimizasyon çalışması yapmak kurumun faydasına olacaktır. 

İş süreçleri optimizasyonu tamamlandığında kurum içerisinde sürecin işleyişinin doğru ve hedeflenen noktaya ulaştığını kontrol etmek gerekmektedir. Süreçlerin doğru işleyişi işi yapacak çalışanlara gerekli eğitimlerin verilerek, ilgili çalışanları optimizasyon çalışmasının içerisinde tutarak çalışmaların yapılması faydalı olacaktır. 

Optimizasyon çalışması sonrasında en önemli konulardan biri iş süreçlerinin daima güncel tutulmasını sağlanması sürekli gelişim aşamasını kolaylıkla yürütebilmenizi sağlayacaktır. Süreçlerin güncel tutulmasını sağlamak süreçleri ve süreçlere bağlı prosedürleri tüm çalışanların ulaşabileceği bilgi kütüphanesinin oluşturulması, kurum hafızasının oluşturulmasında büyük katkı sağlayacaktır.  

Yazımı okuduğunuz için teşekkürler, yeni yazılarımda görüşmek üzere.